SharePoint Online - Integration externer Daten leicht gemacht

Die reibungslose Migration vorhandener Unternehmens-Daten in die neue Cloud steht gegenwärtig im Mittelpunkt der Überlegungen vieler Office 365 Anwender. Darüber hinaus gehört jedoch ein Integrationskonzept zu jedem Cloud-Projekt, um Dateninseln mit inkonsistenten und fehlerhaften Informationen im neuen Portal von vornherein zu vermeiden. Die nahtlose Integration von im lokalen Unternehmens-Netzwerk oder in anderen Clouds bereits vorhandenen Unternehmensdaten in Sharepoint Online kann den Nutzen erheblich erhöhen.

 

SharePoint Online Integration - Business Connectivity Services (BCS)

SharePoint Online hält für die Integration von Fremddaten, z.B. aus Datenbanken, die Business Connectivity Services (BCS) bereit. BCS ist ein leistungsstarkes Tool zum Aggregieren und Verwenden von Daten aus Systemen, die sich außerhalb von SharePoint befinden. Im Gegensatz zu einer SharePoint-Liste, deren Daten in der SharePoint-Inhaltsdatenbank gespeichert werden, werden die Daten einer externen Liste nur im externen System gespeichert. Externe Daten werden zur Laufzeit in die SharePoint-Liste übertragen, z.B. wenn Sie zu der Liste navigieren. Die ursprünglichen Daten verbleiben jedoch im externen System. Diese Implementierung wirft jedoche eine ganze Reihe von Problemen auf:

 

  • BCS steht nicht für alle Pläne zur Verfügung, E3 bzw. E4 sind erforderlich.
  • Die Anzahl der Elemente (Datensätze) ist im Standard auf 2000 begrenzt.
  • Die Implementierung eines BCS Modells und der externen Inhaltstypen ist recht komplex und erfordert Tools wie SharePoint Designer bzw. Programmierung mit Visual Studio. I.d.R. sind dafür externe Dienstleister erforderlich.
  • Die "Externen Listen" werden nur in der Benutzeroberfläche angezeigt, es erfolgt keine tiefe Integration in SharePoint.
  • Zahlreiche standardmäßige Leistungsmerkmale von Listen und Bibliotheken wie Suche, Versionierung, Benachrichtigungen bei Änderungen oder Workflows, Metadaten usw. werden out-of-the-box nicht unterstützt.
  • Das Unternehmensnetz muss für die Zugriffe von außen geöffnet werden.
  • Der direkte Zugriff auf Unternehmensdaten führt zu einer komplexen Architektur mit u.U. schlechter Performance.
  • Der Zugriff auf Unternehmensdaten bestimmter Anwendungen erfordert u.U. entsprechende Lizenzen.
  • Spezifische Datenquellen werden u.U. nicht unterstützt, i.A. ist eine WCF Endpunkt erforderlich (Web Services).

SharePoint Online Integration - SkyDrive Pro

SkyDrive Pro ermöglicht die Verbindung von lokalen Dateien mit SharePoint Online Bibliotheken. Es ist jedoch als typische Office Anwendung mehr dafür gedacht, persönliche Dateien eines Benutzers offline verfügbar zu machen - weniger für die Replikation von Server File Shares mit SharePoint Online:

 

  • Der Datenumfang ist auf 5.000 Dateien bei Teamsites begrenzt.
  • Namenskonventionen, Pfadlängen, Dateigrößen und -typen im Windows Dateisystem werden nicht alle unterstützt.
  • Dateipfade können nicht frei gewählt werden, keine Synchronisation in Unterordner.
  • Metadaten bleiben nicht erhalten

 

Insgesamt ist damit eine Synchronisation lokaler serverbasierter Dateisysteme mit SharePoint Online nur sehr eingeschränkt möglich. Eine Synchronisation mit Cloud-Speichern anderer Anbieter wird nicht unterstützt.

SharePoint Online Integration - Tools von Drittanbietern

Die Probleme und Beschränkungen der standardmäßig von SharePoint Online bereitgestellten Leistungsmerkmale zur Integration von externen Daten hat zur Entwicklung zahlreicher Tools von Drittanbietern geführt. Dabei ist besonders das "Schweizer Taschenmesser" der SharePoint Online Integration, der Layer2 Cloud Connector zu nennen:

 

  • Nahezu beliebige Datenquellen werden unterstützt: ODBC, OLEDB, .NET basierte Provider, Dateien (Excel, XML, CSV), MS SQL Server, SQL Azure, Oracle, MySQL, IBM DB2, IBM AS/400, IBM Informix, Notes, SharePoint on-premise und Cloud-basiert, lokales Filesystem (darüber BOX.NET und andere), Exchange, Active Directory, RSS Feeds, Dynamics NAV/CRM, Navision, SAP, zahlreiche weitere CRM / ERP / ECM-Systeme. Auch für Cloud-to-Cloud Verbindungen, z.B. XML Web Requests, Azure, Salesforce.com, Twitter, Facebook, Google API usw. 3rd party ADO-.NET Data Provider für 64-Bit und 32-Bit können ohne Einschränkung verwendet werden.
  • Alle SharePoint Online Pläne (Leistungsangebote) werden unterstützt, auch die kostengünstigen Angebote für Einsteiger. Darüber hinaus auch alle SharePoint 2010/2013 on-premise Editionen, auch die kostenfreie SharePoint Foundation.
  • Der Connector erfordert keine Änderungen / Installation auf der SharePoint Seite oder an der Datenquelle.
  • Sicherheit: Die Installation erfolgt im sicheren Netzwerk des Kunden, es ist nicht erforderlich dieses für den Zugriff von außen zu öffenen. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (CSOM/SSL).
  • Keine Programmierung erforderlich. Die Verbindung erfolgt durch die Eingabe von Verbindungszeichenfolgen (Connection Strings). Administratoren in Unternehmen sollten in der Lage sein, die Verbindung in wenigen Minuten herzustellen.
  • Unidirektionale Verbindungen werden genauso unterstützt wie bi-direktionale (mit Rückschreiben von Änderungen in SharePoint, z.B. auch Datenerfassung), wenn die Datenstruktur, der Provider und die Zugriffsrechte dies zulassen.
  • Stabil: Echte SharePoint Listen wie Kontakte, Aufgaben, Termine, News usw. und Bibliotheken dienen als "Cache" in der Cloud und bieten damit eine einfache, robuste Architektur mit maximaler Performance.
  • Kostengünstig: Endbenutzer arbeiten mit Kopien der Daten in echten SharePoint Listen und Bibliotheken. Sie benötigen keine Lizenzen für die jeweiligen Quellsysteme.
  • Nur geänderte Daten werden jeweils übertragen. Es können zusätzliche "SharePoint-Only" Informationen angehängt oder Daten aggregiert werden.
  • Datenumfang und -struktur wird entsprechend Plan nur durch die SharePoint Listen und Bibliotheken beschränkt, nicht durch das Tool. 5.000 Items Limit ist kein Problem.
  • ALLE Leistungsmerkmale von SharePoint Listen und Bibliotheken sind ausnahmslos verfügbar, auch Suche, mobiler Zugriff von überall, Offline Bereitstellung in Outlook, Änderungsmitteilungen per RSS oder E-Mail, Workflows bei Datenänderungen im Quellsystem.

 

Der Layer2 Cloud Connector kann nach Registrierung von der Webseite des Anbieters heruntergeladen und als Shareware mit Limitationen beliebig lange kostenfrei genutzt werden. Für den vollen Leistungsumfang benötigen Sie einmalig eine Serverlizenz (ab 399€). Zusätzliche Benutzerlizenzen sind nicht erforderlich.

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Kommentare: 6
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